Samenwerken

Dat zie je terug in hoe we events vormgeven maar ook in hoe we samenwerken. We maken het snel concreet:

• Bijvoorbeeld met een foldersessie waarin een eerste idee direct gaat leven: hoe zou een folder van het evenement eruitzien als het al zou bestaan?
• Daarna bouwen we in kleine slagvaardige teams aan:
  • concept
  • programma
  • communicatie
  • locatie
  • platform
  • uitvoering

Onderscheidend

Wat ons daarin extra onderscheidt, is hoe we samenwerken in de praktijk:

• Pragmatisch
• Goed bereikbaar
• Met de nodige humor.

Locatiecheck, logistiek, techniek, aankleding – alles is strak geregeld. Is er onderweg iets? Even appen, zo opgelost. Van extra stroompunten tot bewegwijzering: we schakelen snel, flexibel en met verstand van zaken.

De stappen

Stap 1

De eerste kennismaking

Voordat we helemaal de inhoud in duiken vinden wij het belangrijk om ook even kort kennis te maken. Hoeft allemaal niet heel formeel en we hebben het ook direct over de inhoud maar wel een belangrijke stap. Want als we echt iets samen gaan doen: hoe groot of klein het ook is moet er wat ons betreft wel een klik zijn. We moeten inhoudelijk echt iets toe te voegen hebben. Onze werkwijze moet passen en aanspreken en niet te vergeten: we moeten ook het idee hebben dat we er een inspirerend en leuk traject van kunnen maken met elkaar.

Stap 2

Wat wil je bereiken met het event?

Inhoudelijk beginnen we altijd om met elkaar heel helder een beeld te hebben bij het doel van jouw kennisevent. Misschien denk je nu: ja logisch maar onze ervaring is dat bij deze vraag toch vaak te kort wordt stilgestaan.

• Wat is de reden waarom je het organiseert?
• Wat wil je ermee bereiken?
  • Wil je vooral kennis overdragen?
  • Vaardigheden ontwikkelen?
  • Netwerkmogelijkheden creëren, nieuwe ideeën genereren of samenwerking bevorderen?
    • Of misschien wel een mix van dit alles.

Elk kennisevent is weer anders, omdat het onderwerp altijd verschillend is en de organisatie altijd een specifiek eigen doel heeft. Pas als je dit helder voor ogen hebt, kun je de juiste, passende vorm voor je event kiezen. Naast dat het ontzettend leuk is natuurlijk.

Om bij de start van je event te bepalen wat je ermee wilt bereiken, kun je onderstaande hulpvragen gebruiken:

• Waarom? Wat is de aanleiding en wat maakt het event nodig, wenselijk of zinvol?
• Waartoe? Wat is het doel van het event? Wat kan worden bereikt of nagestreefd?
• Wat? Wat moet er gebeuren om de gewenste situatie te bereiken?
• Wie? Voor wie is het event? Wie is de doelgroep? Wat gaan ze op het event beleven of wat kunnen ze komen halen en/of brengen?

In de categorie doelen en ‘wat wil je bereiken?’ zijn natuurlijk nog andere vragen en randvoorwaarden. Zoals: hoe zorg je voor een goed businessmodel? Wat zijn de financiële kaders? Wanneer moet het event plaatsvinden?

Stap 3

Welke vorm?

Het is verstandig om bewust te kiezen welke vorm je voor je event inzet. Dat wordt nogal eens overgeslagen.  Hiervoor is het belangrijk dat je goed stilstaat bij waar jouw organisatie naartoe wil en hoe jouw event daaraan bijdraagt.

De vorm van je event moet immers aansluiten bij het doel en de inhoud van je event.

Van A naar B volgens de principes van B

We gebruiken daarbij het bekende veranderkundige principe Van A naar B volgens de principes van B.

Dit komt erop neer dat je je proces om tot de gewenste situatie te komen, inricht op basis van elementen uit deze gewenste situatie. Je handelt in het veranderproces dan namelijk al direct op de manier waarop je wilt dat je organisatie dat morgen doet.

Dus stel dat je als organisatie een event wil organiseren om de kennis van je professionals onderling beter te delen en de samenwerking tussen hen te verbeteren. En stel dat binnen je organisatie de principes gelden dat professionals zo veel mogelijk ruimte moeten krijgen en dat leidinggevenden hen daarin faciliteren. Dan moet die organisatie het dus vooral hebben van samenwerking en synergie tussen professionals. Dan is een strak georganiseerd event met minimale ruimte voor eigen keuzes van professionals best raar. Gek genoeg doen organisaties dit nog voortdurend als ze weer een congres organiseren over zelforganisatie of innovatief organiseren.

Kort door de bocht:

• Wil je minder bureaucratisch worden?
  • Schrijf daar dan geen dik rapport over maar hooguit een notitie van een A4’tje.
• Wil je bewegen naar zelforganisatie en autonomie van medewerkers?
  • Richt dan geen strak geregisseerd top-downproject in, maar pak het samen met je professionals op.

Vaak wordt hier te kort bij stilgestaan bij het organiseren van een (kennis)event. Gaat een kennisevent bijvoorbeeld over onderwerpen als (persoonlijk) leiderschap, innovatief organiseren, zelforganisatie, wendbaar organiseren, teaming en werkgeluk? Dan zou je verwachten dat de vorm van het event bij deze thema’s aansluit.

Anders gezegd: het zou logisch zijn als de deelnemers de onderwerpen als autonomie en eigen keuzes maken, niet alleen in het programma-aanbod krijgen aangeboden, maar dit ook direct ervaren in de opzet en inrichting van de bijeenkomst. Kennis delen is niet hetzelfde als kennis beleven.

We beginnen altijd bij de bedoeling. Wat wil je bereiken? Wat moet dit event in beweging zetten? Vanuit die vraag bouwen we aan een sterk concept, een heldere inhoudelijke lijn en een programma dat klopt in ritme, variatie en opbrengst.

Begin met een foldersessie

De perfecte start bij het organiseren van je kennis-event! De foldersessie: creëer de vibe

Een succesvolle aanpak om direct vanaf het begin de ‘we gáán gewoon’-mindset te creëren, mensen enthousiast te maken en te betrekken en meteen vaart te maken is de foldersessie. Dit is dé start van je traject om tot een succesvol event te komen. Zo’n foldersessie kun je al meteen doen, nog voordat er een begroting wordt opgesteld.

De foldersessie is een korte, energieke, vrijblijvende brainstormsessie waarin je met een diverse groep mensen visualiseert hoe het ideale event eruitziet zonder dat je hierbij belemmerd wordt door dingen die op voorhand niet kunnen. Dit is de zogenoemde futuring-techniek waarbij je vooruitkijkt en het event dat nog niet bestaat, al wel visualiseert.

De centrale vraag waar het in de foldersessie om draait, is heel simpel: wat zou er in een folder over het event staan als het event al bestond? Deze vraag werkt zo goed omdat als het event al zou bestaan, er geen discussie meer is over de naam, de datum of de locatie. Die zouden dan allemaal al gewoon vaststaan. Net als het thema en het aantal podia. In een goede folder van een nog niet bestaand event staat zelfs ook een klein doorkijkje naar het programma.

Concreet voorstel voor beslissers

Op basis van de uitkomsten van de foldersessie kan je ook echt een voorstel, begroting en globale planning maken voor de beslissers. We hanteren meestal het ‘affordable loss’ principe en werken dus met verschillende scenario’s waarbij we een aantal voorbeelden uitwerken van klein naar groter. Dat werkt goed omdat je dan snel op- of af kan schalen. Ondertussen hebben we zelf gelukkig een uitgebreid begrotingsoverzicht waardoor we op basis van de hiervoor genoemde foldersessie voor onze klanten snel een eerste raming kunnen maken, maar als je dit zelf een eerste keer doet kost dat natuurlijk meer tijd.

Samenstellen van een team

Je hebt ondertussen flinke stappen gezet in de voorbereiding.

• Er is een eerste plan en begroting opgesteld.
• Er is een akkoord om aan de slag te gaan
• Het kernteam heeft er zin in en heeft al een eerste checklist gemaakt, zodat voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren.

Tijd om de diepte in te gaan. Dat doen we meestal door het traject op te delen in drie onderdelen:

1. Communicatie
2. Programma
3. Locatie

Deze driedeling voor het organiseren van een kennisfestival hanteren we ook bij het samenstellen van de teams. Deze indeling is wat ons betreft heel effectief. Deze werkteams komen af en toe even samen om af te stemmen maar regelen vooral veel zelf.

Een coördinator of een klein kernteam is natuurlijk wel handig. Iemand die het overkoepelende plaatje en de planning in de gaten houdt, maar die wel gewoon meewerkt in een van de werkteams. En uiteraard een regelmatige afstemming tussen de subclubjes.

• Communicatieteam
  • Het communicatieteam zorgt voor alles wat met communicatie te maken heeft. Hun belangrijkste doel en drive is: voor zo veel mogelijk deelnemers gaan en een festival dat er qua aankleding en beleving vanaf het eerste moment geweldig uitziet. Van een bruisende festivalvormgeving, een goed technisch platform waarin programma, blokkenschema, aanmelden et cetera soepel geregeld worden, een socialmediacampagne of verrassende interne communicatie tot en met alle informatievoorziening naar deelnemers en partners.
• Programmateam
  • Het programmateam zorgt logischerwijs voor een ijzersterk programma. Het uitwerken van thema’s, vragen en vastleggen van externe en interne sprekers, podiumhosts, theatermakers en muzikanten. In samenspraak met het communicatieteam zorgt het programmateam ook voor tijdige aanlevering van de content voor op de website.
• Locatieteam
  • Het locatieteam zorgt voor een geweldige locatie met alle benodigde infrastructuur en catering. Van krachtstroom tot alle audio-, video- en andere techniek in de zalen en op de rest van het terrein. En van foodtrucks en parkeerplekken tot toiletten, afvalverwerking, evenementenvergunning, veiligheid en bemensing op de dag zelf.

Verdeling van taken

Samen bepalen we wat je als organisatie zelf kan doen en waar wij in kunnen ondersteunen. Van de coördinatie van het hele project of gewoon om onderdelen ondersteunen. Afhankelijk van de expertise en tijd die binnen de organisatie beschikbaar is. Waarin kunnen we helpen? Dat hoeft niet altijd groot te zijn.

• Programma en sprekers: We helpen bij het samenstellen van een ijzersterk programma met behulp van onze inhoudelijke expertise en ons grote netwerk van sprekers, makers, hosts en inspirerende praktijkverhalen.
• Locatie en festivalbeleving: We verzorgen de inrichting van een geweldige festivallocatie en zorgen dat alles klopt: sfeer, routing, podia, aankleding, techniek, catering en alle praktische randvoorwaarden die een festival echt een festival maken.
• Communicatie en promotie: We brengen veel inhoudelijke marketingkennis mee om je event goed te positioneren, aantrekkelijk te maken en succesvol onder de aandacht te brengen bij de mensen voor wie het bedoeld is. We den dat immers al jaren voor ons eigen festival en van al die kennis kun je gebruik maken.
• Platform en techniek: Met ons eigen technische platform regelen we alles van ticketing en deelnemersinformatie tot programma-overzichten en blokkenschema’s. Helemaal in jouw huisstijl en makkelijk op maat te maken voor elk event.