Van idee naar kennisfestival
Hulp nodig bij het organiseren van je eigen festival?
De naam Kennisfestivals zegt het al. We richten ons op het organiseren van echte festivals, waarbij kennis en inspiratie opdoen de rode draad vormt. Met meerdere podia, je eigen blokkenschema en een mooie locatie. Want leren mag gewoon heel leuk zijn en elkaar ontmoeten is een belangrijk onderdeel.
We helpen bij het zoeken van een locatie, opbouw van een heus festivalterrein met bijbehorende techniek, vergunningen, vormgeving, aankleding, een programma, de website met een blokkenschema en aanmeldsysteem, facturering en natuurlijk de communicatie om deelnemers te werven. Hoeft niet allemaal, we kunnen ook helpen bij één of enkele onderdelen. Met een klein vast team en een groot netwerk aan specialisten hebben we tot nu toe alle vragen goed kunnen invullen.
Stap voor stap
foldersessieWe starten met een foldersessie
We starten een samenwerking eigenlijk altijd met een foldersessie. Folder? Klinkt dat niet wat ouderwets/ja, nou ja… we maken niet echt een folder, maar gaan met elkaar (max 1,5 uur) aan de slag met de vraag ‘als er een folder zou zijn van jouw festival, wat zou er dan in staan? En niet onbelangrijk: er kan een flinke groep aan meedoen waardoor je direct veel betrokkenheid organiseert. Zo denken we samen na over een thema, een naam, een sfeer, kleuren misschien en de eerste namen voor het programma. Natuurlijk bedenken we hoeveel podia er moeten zijn. En wat komt er straks terug in de evaluatie? Weten we gelijk hoe hoog de lat ligt.
Communicatie & vormgeving
Hoe zorg je ervoor dat het mooie event dat je met veel energie organiseert ook zoveel mogelijk deelnemers heeft. Ondertussen hebben we heel wat kennis en ervaring van festivalcommunicatie. Vaak helpen we mee. Soms alleen in advies of het maken van een communicatieplan maar vaak ook in de daadwerkelijke uitvoering. Helemaal afhankelijk van de aanwezige kennis en tijd die er bij de opdrachtgever is.
En het moet er natuurlijk ook heel gaaf uitzien. Zodat je bij de eerste uitingen of een bezoek van de website al zin krijgt in het festival. Vaak maken we een mooie vormgeving waarbij we natuurlijk aansluiten bij de huisstijl van de opdrachtgever.
Programma
Uiteindelijk staat en valt een goed Kennisfestival natuurlijk met een geweldig programma. Daar denken we natuurlijk graag in mee. 20 jaar ervaring in organisatieontwikkeling, veranderkunde en innovatief organiseren, een heel groot netwerk van sprekers en ons platform met online masterclasses helpt daarbij natuurlijk. Eigenlijk maken we altijd samen het programma. Met de specifieke vakkennis van de branche of organisatie gecombineerd met onze kennis lukt het altijd om een mooi programma te maken. Waarbij we natuurlijk ook graag meedenken over een vorm die werkt.
Een eigen technisch platform
Alweer zo’n 5 jaar geleden bouwden we ons eigen technische platform. Wat we in de afgelopen jaren verder uitbreiden en verbeterden. Eigenlijk onmisbaar merken we steeds.
We ondersteunen er live, hybride en online festivals mee/ We geven het steeds helemaal vorm in de stijl van het festival zodat het er altijd anders uitziet. Maar de onderliggende techniek is steeds hetzelfde. We creëren een online omgeving waarin het fysieke festival (of eventueel het online festival) worden verweven. Of je nu deelneemt aan het fysieke event, online wilt deelnemen of kiest voor een mix. Je komt allemaal op dezelfde online omgeving.
Sprekers kunnen via een handig invulformulier zelf hun sessie tekst en foto(‘s)invoeren. Het blokkenschema wordt automatisch gegenereerd en is als pdf te printen. Deelnemers kunnen zich makkelijk aanmelden en we kunnen we reserveringen regelen als dat nodig is en desgewenst de facturatie automatisch instellen.
Maar ook allerlei extra’s als een online prikbord, een inspiratiepagina of een boekensite en achteraf kunnen opgenomen sessie teruggekeken worden of kan je nagenieten van een aftermovie en de foto’s. Er is veel mogelijk.
Techniek
Onmisbaar op elk event dus dat moet sowieso op orde zijn. We werken natuurlijk graag samen met de technische mensen op locatie, maar hebben ook een eigen team waarmee we al een flink aantal jaren samen alles invullen. Van de technische voorzieningen -zoals beeld en geluid-, maar ook opnames om achteraf terug te kunnen kijken of streaming van het festival. Is er krachtstroom nodig, is het aanwezige internet geschikt voor streaming, wat moet er aan beeld en geluid op welk podium zijn en hoe kunnen we het mooi aankleden.
Locatie, opbouw en aankleding
Het zoeken van een gave locatie. Zorgen voor alle benodigde voorzieningen: van sanitaire voorzieningen, EHBO, Beveiliging, een evenementenvergunning tot en met de festivalaankleding en de stoelen en tafels.
Gebruik van ons festivalterrein
Wil je echt iets gaafs? Denk dan eens aan het terrein dat wij 2x per jaar opbouwen voor onze eigen Kennisfestivals. Zou dat niet leuk zijn? Om dat te gebruiken voor jouw eigen medewerkers en of relatie evenement? Voordeel is natuurlijk dat we veel kosten kunnen delen en samen een heel gaaf festivalterrein kunnen opbouwen.
Projectmanagement/coördinatie
Afhankelijk van de omvang van een kennisfestival komt er natuurlijk veel bij kijken. Meer dan de meeste klanten van tevoren verwachten. Waar nuttig en nodig vullen we graag het hele projectmanagement in.
In de afgelopen jaren organiseerden we meer dan 40 Kennisfestivals
Ervaringen van bezoekers en opdrachtgevers
Voor deze organisaties hebben we al inspirerende en succesvolle kennisfestivals georganiseerd
Inhoudelijke Tips
Ondertussen hebben we al een flink aantal festivals georganiseerd en we kunnen dus heel wat ervaring delen. We schreven er zelf een boek over. Hier vind je daar meer over….
Maar voor nu alvast wat tips:
